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Abseits der Konferenzen in festen Räumen

Wie “Bring Your Own Meeting (BYOM)
die Gestaltung von Besprechungen neu definiert.

Der Begriff „Bring Your Own Meeting“ wird im AV/IT-Bereich immer häufiger verwendet. Die Verwendung mobiler Geräte in Unternehmen begann mit „BYOD“ (Bring Your Own Device). Was genau muss man sich denn unter „Bring Your Own Meeting“ vorstellen? Wie war der Weg von BYOD zu BYOM? Die entscheidende Frage ist: Was bedeutet BYOM für die Zukunft der Besprechungs-Kultur, der Collaboration und der verwendeten Technologie?

Technologiewandel in den Besprechungsräumen

Im Besprechungsräumen findet derzeit ein Technologiewandel statt, der bereits vor der Corona-Krise begonnen hat, und der auf der Notwendigkeit beruht, auf Industriestandards umzusteigen und bereits getätigte Investitionen in Netzwerkinfrastruktur, Softwareanwendungen und mobile Geräte zu nutzen.

Nachdem 56 Millionen Millenials in den nächsten Jahren die größte demographische Gruppe in der Arbeitswelt ausmachen. Diese neue Versätndnis von Zusammenarbeit wird  die Kultur von Meetings und Teamwork merklich verändern.

Hohe Kosten für Gebäude und Räume haben zudem den Ausschlag für ein Umdenken bezüglich besserer Raumnutzung und Energiekosteneinsparmöglichkeiten gegeben. Schlussendlich haben all diese Faktoren dazu beigetragen, dass Spontanbesprechungen heutzutage sehr viel häufiger stattfinden und Meetings einen gänzlich neuen Charakter bekommen haben.

Der Einsatz von Technologie verlagert sich immer mehr auf persönliche mobile Geräte, wie Laptops, Tablets und Smartphones. Universitäten wie Unternehmen haben die Skepsis gegenüber dieser Entwicklung abgelegt, fördern sogar den Einsatz persönlicher mobiler Geräte und stellen die Infrastruktur dafür zur Verfügung. Es liegt in der menschlichen Natur, eigene Geräte zu verwenden, mit denen man vertraut ist und jederzeitigen Zugriff auf alle Anwendungen und Inhalte hat.

Forschungsergebnisse zeigen, dass sich die Mehrheit der Arbeitnehmer durch Verwendung der eigenen Geräte produktiver und effektiver fühlt.
Innerhalb der nächsten 5 Jahre werden in Unternehmen voraussichtlich bis zu 5 vernetzte Geräte pro Arbeitnehmer vorhanden sein. 

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Ein User: “Auf meinem Telefon und anderen Geräten habe ich meine Apps auf eine ganz bestimmte Art und Weise angeordnet. Meine E-Mails, Kommunikation, Kalender, Dokumente, sozialen Medien, Fotos, Nachrichten, Wetter, Finanzen, Arbeit, Reisen und andere Apps haben ihre ganz bestimmten Stellen auf meinem Bildschirm. Ich kann sofort erkennen, wenn etwas nicht stimmt. Meine Kalender-App ist plötzlich woanders. Warum?”

Warum können Besprechungen vor dem Hintergrund von Mobile Computing und dem erfolgreichen Einsatz von BYOD am Arbeitsplatz nicht auch individualisiert werden? BYOM nutzt BYOD, baut darauf auf und ermöglicht eine neue, fortschrittliche Art der Zusammenarbeit im Besprechungsraum.

Was bedeutet Bring Your Own Meeting (BYOM)?

Bring Your Own Meeting (BYOM) ist eine Besprechungsraumlösung, bei der Benutzer die Technik im Raum mit den eigenen Geräten steuert. Die Audio-/Videotechnik gibt das wieder, was der Benutzer auf seinem Gerät mit zur Besprechung bringt, stellt dadurch den Benutzer in den Mittelpunkt des Workflows und macht die Besprechung individuell. Im Gegensatz dazu sind bei raumbasierten Systemen dedizierte Geräte im Raum zum Starten von Besprechungen vorgesehen; die Technik im Raum bestimmt den Arbeitsablauf und die Effizienz von Besprechungen.

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Der Grundgedanke ist bei BYOM anders. Die Teilnehmer steuern den Besprechungsablauf, nicht die Technik. Anstelle von Limitierungen durch die Raumtechnik können Benutzer durch BYOM Besprechungsziele effizienter erreichen, indem sie Inhalte von ihren mobilen Geräten, Anwendungenfür Konferenzen, Kalender und vieles mehr drahtlos mit der im Raum bereits vorhandenen Technik nutzen.

BYOM bedeutet, dass, je nachdem was die Besprechungsteilnehmer in den Raum einbringen sich die Raumtechnik anpasst. In einer BYOM-Umgebung stellt das Gerät, mit dem der jeweilge User in den Raum kommt, eine Verbindung zur Raumtechnik her.

In der AV/IT-Branche gibt es unterschiedliche Definitionen für „Bring Your Own Meeting“. Was bedeutet es aber tatsächlich, das “eigene Meeting“ mitzubringen?

Sieben Key Features für BYOM:

  1. Teilnehmer gestalten die Besprechung mit eigenen Mobilgeräten und Laptops
  2. Plattformunabhängige Integration von Videokonferenzdiensten
  3. Teilen von beliebig vielen Inhalten durch beliebig viele Benutzer
  4. Integration des persönlichen Kalenders
  5. Berührungslose Besprechungsraumlösung
  6. Weltweite Standardisierung: Unterstützung aller Besprechungsarten in beliebigen Räumlichkeiten zu jedem beliebigen Zeitpunkt
  7. Einfache Handhabung

BYOM ist zwar bereits verfügbar, steckt aber noch in den Kinderschuhen und wir können in naher Zukunft viele Innovationen in dieser Richtung erwarten. 

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Zum Hersteller mersive:

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Mersive hat es sich zur Aufgabe gemacht, die althergebrachte Meeting-Kultur zu verändern. Mit ihrer Technologie werden aus langweiligen Besprechungen, dynamische und unterhaltsame Erlebnisse, bei denen effiziente Teamarbeit und Kreativität gefördert wird und so die Produktivität gesteigert wird.